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Construtora foi a primeira empresa do interior paulista a arquivar contratos sociais com assinaturas digitais nas juntas comerciais de Campinas e Indaiatuba. A iniciativa torna o processo mais rápido e seguro.
A HM Engenharia é a primeira empresa do interior paulista a arquivar contratos sociais nas Juntas Comerciais do Estado de São Paulo (JUCESP), com assinaturas digitais certificadas eletronicamente por meio da DocuSign, empresa líder em assinaturas eletrônica e digital.
Nos últimos seis meses, o procedimento já foi utilizado em mais de 700 contratos, tanto relativos aos atos societários quanto em contratos comuns da empresa. Atualmente, toda a diretoria executiva, superintendência, equipe jurídica e grande parte dos gestores da construtora têm o certificado eletrônico que valida a assinatura em tais documentos.
A adoção começou em janeiro de 2019 e já vale para todos os atos societários e contratos com terceiros, permitindo que o processo legal seja mais simples e seguro. “Essa ainda não é uma prática de mercado, por isso encontramos algumas barreiras nas Juntas Comerciais. Em um primeiro momento, houve dúvidas em relação ao arquivamento e validação. Mas, como tudo tem validade legal garantida e facilita o trabalho de todas as partes envolvidas, o procedimento foi muito bem recebido por todos”, conta Nathalia Bastos Gomes, advogada sênior da HM Engenharia.
Juntamente com o documento pronto, o certificado de assinaturas contém todos os signatários, respectivos certificados digitais, IP do dispositivo de assinatura e outros detalhes adicionais para conferir total validade ao documento perante terceiros.
A assinatura digital possui alcance geral, sendo inclusive dispensável o reconhecimento de firma por conta da certificação eletrônica. No caso da assinatura eletrônica (modalidade feita sem certificado digital, bastando as assinaturas dos signatários pela plataforma digital da DocuSign e também prevista na lei), basta a aceitação das partes para que vincule sua validade e que a troca dos documentos e validação da aceitação seja realizada em ambiente seguro e criptografado.
“Todo o processo, tanto da assinatura eletrônica quanto da assinatura digital, é criptografado para segurança dos envolvidos. As etapas são registradas para garantir a transparência e podem ser auditadas a qualquer momento, com todos os dados, para evitar que qualquer modificação ocorra no documento. Por isso, a transformação digital dos documentos físicos ajuda a eliminar a burocracia que proporciona a morosidade nos processos de negócio, além de ser mais sustentável e de aumentar a confiabilidade entre as partes”, comenta Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign na América Latina.
Com a medida, a HM busca diminuir custos, reduzir consumo de papel, gastos com reconhecimento de firma e tempo no trâmite dos processos convencionais de assinatura de documentos. “Antes, tínhamos muitos documentos físicos para diretores e superintendentes assinarem, então era necessário imprimir várias cópias de dezenas de páginas, levar até a mesa de cada um deles e aguardar a disponibilidade de agenda para assinatura. Era um processo que, para contratos não urgentes, demorava cerca de quatro dias”, conta Nathalia. “Hoje, o fluxo é quase instantâneo. Os contratos são produzidos e enviados por e-mail e, em seguida, cada pessoa assina digitalmente, com toda a segurança do certificado digital”, completa Nathalia.
Os documentos assinados digitalmente têm sua validade assegurada pela legislação brasileira, por meio da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, mais especificamente no § 1º do artigo 10º. A lei instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), entidade que credencia as autoridades certificadoras e permite a instalação de certificados eletrônicos na forma de token, software, smart card e outros meios de confirmação legal das assinaturas.
